إدارة الوقت

• بواسطة يحي الداخلى
• 2025 Aug 29
• 270

إدارة الوقت

  بقلم د/ محمد محمود صيام

 

ماذا يعني تنظيم الوقت وإدارة الوقت؟

قالوا عن الوقت

1- الوقت من ذهب

2- الوقت يعني المال Time is money.

3- الوقت كالسيف أن لم تقطعه قطعك.

4- الوقت هو الحياة فأن كان لحياتك قيمة فوقتك ينبغي أن يترجم هذه القيمة.

5- الوقت لا يمكن ادخاره كما لا يمكن استرداده.

6- أستطيع أن أنجز 80% من أعمالي بجهد يعادل 20% من جهدي لو أحسنت استغلال الوقت بينما يضيع الكثيرون من وقتهم لإنجاز ما قيمته 20% فقط من إنتاجهم. (قاعدة بارتو 20/80).

** يمكن تعريف الوقت **

 لدى الفلاسفة بأنه مصطلح يعبّر عن الفترة الزمنيّة القابلة للقياس، إضافةً لكونه يعبّر عن سلسلة متّصلة من الأبعاد الزمانيّة، والتي لاعلاقة لها بالأبعاد المكانيّة بينما يمكن تعريفه علمياً، على أنه مقياس لتطوّر الأحداث، بدءاً من الماضي، ومروراً بالحاضر نحو المستقبل، وبالترتيب بشكل متتابع بصورة دائمة ونظام ثابت وباتجاه واحد دون عودة للماضي والوراء، حيث يمكن اعتباره بعداً رابعاً على الرغم من عدم القدرة على لمسه، تذوّقه، أو حتى رؤيته، إلا أنه شيء موجود يمكن قياس مروره ولا يمكن إنكاره

** لا بد من تعلّم إدارة الوقت وتنظيمه، لتحقيق الاستفادة القصوى منه، نظراً لوجود 24 ساعة فحسب في كل يوم، إضافةً لما يعود به تنظيم الوقت وإدارته على الحياة الشخصيّة والمهنيّة في الحصول على وقت كافٍ لممارسة الهوايات، وقت للاعتناء بالصحّة والذات، و وقت للعائلة، وفيما يلي عدد من النصائح التي يمكن أن تساعد في إدارة الوقت تحديد الأولويات، مما يدفع لإنجاز عدد من المهمات، بوقت وجهد أقل. التخلّص من مضيعات الوقت، واتخاذ قرارات حاسمة بشأن أي أمر يتسبب في هدر الوقت. تحديد الأهداف، واتباع نظام وروتين يومي أكثر صحّة. الثقة بالنفس، ووضع موعد نهائي لإنجاز المهمات والأهداف. التخلّص من التوتّر والقلق، والاسترخاء في وضع قائمة المهام. تفويض المهام لآخرين لتقليل العبء.

 

2- اهمية تنظيم الوقت.

يستمد الوقت أهميّته في استحالة القدرة على إرجاعه للخلف بمجرّد انقضاؤه، والذي يدعى (بسهم الزمن) كمصطلح علمي، هذا الأمر الذي لا يزال لغزاً مجهولاً لم تستطع العلوم تفسيره للآن كما يعتبر الوقت هو الأمر العادل الوحيد في الحياة، حيث يمتلك كافّة الأشخاص على الأرض 24 ساعة فقط، دون فرق ما بين وزير وأمير، كلٌّ يملؤها بما شاء، وبالنظر للوقت من منظور مادي، يعتبر أهم من المال، نظراً لأنّه يمكن استغلاله لجني المال، بينما لا يمكن الحصول على وقت باستخدام المال

 

3- ما هي طرق تنظيم الوقت بشكل صحيح؟

• ابدأ أولا بالمهام الصعبة 

• تنبه لأفضل وأنسب أوقات اليوم لديك.

• استغل وقت الانتظار.

• تعلم أن تقول أحياناً (لا).

• استخدم لافتة "الرجاء عدم الإزعاج" لتضعها على باب مكتبك عند اللزوم.

• لاحظ كيف يسئ الآخرين استخدام وقتك.

• خصص وقتا للتحضير والإعداد.

• عود نفسك على متابعة وتقدير وقت المهام التي تنجزها لتعي تقديرها جيداً في المرات القادمة.

• تعلم كيف تتعلم مع (قطاعات الوقت Time Matrix).

• أحتفظ بقوائم احتياطية (ربما ـ Perhaps Lists).

• حسن من أداء ما تجيد الكثير منه.

• اسأل نفسك (أية مهمة يمكن أن تسهم في تحقيق هدفي).

• اسأل نفسك (هل أنفذ عملي بطريقة ذكية).

• اسأل نفسك (لو كنت مكان صاحب العمل هل كنت سأدفع لنفسي مقابل أداء ما أفعله الآن؟).

• اسأل نفسك (هل أستطيع أن أقوم بشيء إضافي الآن؟).

• اسأل نفسك (هل أحدد وقتا للأشياء الهامة والغير عاجلة وهل أنا أفوض مثل هذه المهام؟).

• اسأل نفسك (كيف أضعت وقتي حتى الآن؟).

• اسأل نفسك (هل أستطيع أن وقتا إذا احتجته؟).

 

كيف يمكن تحديد الاولويات؟

 يحكم عملية اختيار الأولويات مصفوفتان:

 

مصفوفة الوقت: حيث تدرك درجة الأهمية والحاجة العاجلة لأداء المهمة بحسب المربع التي تقع فيه).

 

مصفوفة القوة: حيث تحدد مقدرتك وإمكانياتك وتمكنك في أداء المهمة وكذلك مدى تأثيرها على من حولك في العمل 

 

5- كيفية تنظيم المهام خلال اليوم.

• حدد أولوياتك فيما هو هام وعاجل.

• حدد لكل مهمة الهدف منها والنتيجة المطلوبة بوضوح تام.

• عود نفسك على إعداد أجنده عمل اليوم التالي مسبقاً.

• ابدأ بالأعمال الهامة والتي تحتاج منها تركيزاً شديداً في بداية اليوم حيث ذروة النشاط.

• ضع في برنامجك اليومي ساعة على الأقل دون أية مقاطعات تملكها في هدوء تراجع فيها الأداء وتعمل على التخطيط للتطوير المستمر.

• ضع في برنامجك أيضاً أن تتاح لك الفرصة في التجول بين مواقع مرءوسيك لمعرفة نبض العمل ولدفع الروح المعنوية ولمعرفة المشاكل والمعوقات.. على ألا تمتد تلك الجولة عن الوقت المسموح لها إذا لم يكن هناك داعي لذلك.

 

• سياسة الباب المفتوح هامة ولكنها تحتاج إلى ترشيد وحسن استخدام.. اسمح بوقت مناسب (في حدود ساعة) لمن ينبغي مناقشتك في شئون العمل أو مشاكل أداء الأفراد من مرءوسيك على أن يكون ذلك في نهاية اليوم.

• حاول تقدير الوقت المطلوب لأداء كل بند في أجنده العمل اليومي بصورة تقريبية يمكن أن تزداد وضوحا مع الخبرة ومضي الوقت فيما بعد.

• أجلس في نهاية اليوم بضع دقائق لتراجع ما تم وما لم يتم من أجنده العمل ومعرفة أسباب التأجيل أو التأخير لمعالجته في الأيام المقبلة.

• لا تسمح بفراغ كبير في وقت الأجنده يدفعك للتعامل مع توافه الأمور ومضيعات الوقت، ولا تعمل على تكديس أجنده اليوم بالكثير من الأعمال التي يمكن توزيعها على الأيام التالية، حتى لا تسقط في اليأس وضعف الثقة بالنفس أو زيادة الضغوط.. لذا كن واقعيا حازما وصريحا مع نفسك وأميناً في وقتك وعملك.

 

7- افضل وقت للاستيقاظ ووقت الراحة خلال اليوم؟

 

 

8- كيف يمكن العمل تحت ضغط

ماذا تعرف عن الضغوط؟؟

• الضغوط هي عملية متبادلة تحدث كلما حاول الفرد التأقلم مع متطلبات المناخ المحيط.

• غياب الضغوط معناه غياب المياه والضغوط شيء طبيعي وحيوي.

• يتفاعل الناس بطرق متباينة إزاء المواقف وتختلف مستويات الضغوط.

• الضغوط والأمراض بينهما علاقة وثيقة.

• بعض المصادر الضغوط يمكن التحكم فيها والبعض الآخر لا يمكن.

• الرضا في العمل والتوازن والاعتدال والاهتمام بالنفس كلها تعمل على التحكم في مقدار وتأثير الضغوط.

 

علامات إنذار بالضغوط Stress Red Flags

• عدم النوم المستمر والإرهاق الجسماني.

• القلق والتوتر.

• التردد في اتخاذ القرار.

• التخوف من المخاطر.

• الانفعال والعصبية.

• بعض أمراض الجهاز العصبي أو الهضمي.

• التأخير المتكرر لبعد مواعيد العمل.

• توتر العلاقات الشخصية مع الآخرين.

• تكرار السهو والنسيان.

• بدء مظاهر الارتباك والفوضى على المكتب.

8- كيف يمكن وضع قائمة بالمهام اليومية..

 كيف تتعامل مع الضغوط

 Managing Stresses

 

• أستيقظ مبكر 15 دقيقة

• لا تعتمد على الذاكرة سجل مواعيدك وضع قائمة باهتماماتك.

• لا تقدم على شيء قد يكلفك أن تضطر للكذب.

• طبق مبدأ (الصيانة الوقائية) فأي إهمال قد يؤدي إلى انهيار للأشياء في وقت حرج.

• كن مستعداً لاحتمالات الانتظار.. قد يفيدك كثيرا أن تستغل وقتك في الانتظار باستعمال ورقة وقلم.

• لا تقنع بالأشياء التي تعمل وهى ليست على ما يرام.. اصلح الأمور في الحال.

• أحرص على أن يكون لديك مساحة ومتسع من الوقت قبل موعد لقاءاتك (15 دقيقة).

• خفف من معاييرك المثالية قليلا.. فالعالم لن ينتهي إذا لم يتم شيء بالمثالية التي تنشدها.

• تعلم أن تقول (لا) للمزيد من المشروعات أو الأنشطة أو الارتباطات الاجتماعية والدعوات إذا لم يكن لديك الوقت الكافي أو الطاقة للالتزام بها وتأكد أن كل إنسان يحتاج لفترة من الراحة والانفراد.

• حول احتياجاتك إلى أولويات.

• تبسط.. تبسط.. تبسط.

• أجعل من الجميع أصدقاء لكي لا يكون لك أعداء تحمل هم التعامل معهم.

• تعود بين الحين والآخر على استرخاء الذهن والجسد إذا دعا عملك إلى الاستمرار حتى ساعات متأخرة من اليوم.

• تجنب أماكن الضجيج قدر المستطاع.

• خذ القسط الكافي من النوم.

• تعود تنظيم أوراقك وأشياءك الخاصة سواء في المنزل أو العمل حتى لا تفقد أي منها أو تبحث عنها.

• كتابة أفكارك وشعورك يساعدك كثيرا على استيضاح الأمور ويجدد نشاطك الذهني ورؤيتك.

• تعلم بعض الممارسات الرياضية أو اليوجا.. فهي تجدد نشاطك.

• لا تكتم الأمور.. لا مانع من مناقشة بعض مشاكلك مع صديق تثق فيه وفي رأيه ونصيحته.

• تعلم أن تعيش يومك.. كل يوم بيومه.

• ليكن لك كل يوم لمسة جديدة ممتعة من أي نوع.

• قدم شيئا مفيدا لشخص ما.

• ليكن الجدول اليومي أقرب للواقعية.

• تعلم أن تكون مرناً أحياناً.

• تعلم أن تستفيد بيوم الإجازة بصورة مغايرة (فإن كان عملك مرهقا سريعا ومتلاحقا فأنت بحاجة إلى الهدوء والاستجمام وإن كان روتينيا فأنت بحاجة إلى ممارسة عمل مثير وممتع مملوء بالرياضة والحركة.

• تعود أن يكون لك وقتك الخاص للهدوء ومراجعة نفسك (دون مشاركة أحد).

• إذا كان عليك أن تنجز مهمة (ثقيلة وغير محفزة بالنسبة لك) فابدأ بها يومك حتى إذا ما انتهيت منها أمكنك أن تؤدي عملك في راحة نفسية وطاقة بقية اليوم.

• تعلم أن تستعمل (التفويض) لما له من مميزات لك وللآخرين.

• لا تنسى احتياجك الجسدي خلال اليوم.. استقطع وقتا ما بين 15 ـ 20 دقيقة لتناول بعض الأطعمة أو المشروبات الخفيفة.

• لا تعد فقط إلى 10 بل إلى 1000 قبل الإقدام على قول أو عمل قد تندم عليه فيما بعد.

9- لو انت مسئول عن فريق عمل كيف يمكن ادارة وقتهم؟

 عن طريق التفويض وهو تكليف المرءوس بتنفيذ عمل ما يقع ضمن مسئوليات المدير بعد تدريبه على تنفيذ هذا العمل مع منحه السلطة والتأييد اللازم للقيام بها.

مميزات التفويض

لك كمدير:

• تخفف ضغوط العمل عندك.

• إتاحة الفرصة للتفرغ لمزيد من الأعمال الهامة التي تبغي إنجازها وقد لا تجد الوقت الكافي لها.

• إنتاجية أكثر....د

• معرفة مقدرة مرءوسيك ومهاراتهم.

• كسب احترام وثقة مرءوسيك.

• مرونة أكثر في التحرك.

• إتاحة الفرصة لصف ثاني يستطيع القيام بأعبائك إذا منعتك الظروف عن التواجد بالعمل .. وتهيئة الفرصة لك للترقي إذا ما أتيح لك ذلك لوجود البديل الكفء.

بالنسبة لموقع العمل:

• إنتاجية أكثر.

• استثمار أكبر لمهارتك ومهارات مرءوسيك.

• اتصالات جيدة ومعلومات متوافرة.

• مرونة في الأداء.

• وجود صف ثاني على كفاءة عالية.. مما يعني التخطيط الجيد للمستقبل Succession Planning.

• انخفاض فرص المخاطرة والأزمات والمفاجآت ومنع تعطل العمل.

• الوصول بمؤسسة العمل إلى ما يسمى المؤسسة التعليمية Learning Organization بنقل الخبرات بصفة مستمرة.

بالنسبة للعاملين معك:

• مزيد من الرضى وتحقيق الذات.

• زيادة الشعور بالمسئولية والانتماء

• دفعه أعلى للأداء وإنتاجية أكثر.

• مزيد من الثقة بالنفس.

• مزيد من مساحة الحرية في الأداء

• فرصة لإظهار المواهب والابتكار والتطوير المستمر

• الوسوم
• إدارة
• الوقت
• إدارة الوقت